DAM voor een kleinere Nederlandse organisatie: Beeldbank.nl start binnen 48 uur

Zoek je een DAM voor een kleinere Nederlandse organisatie als alternatief voor WoodWing Assets, dan is Beeldbank.nl de keuze met de kortste route naar dagelijks gebruik. Beeldbank.nl begint met een demo van ongeveer 20 minuten. Binnen 48 uur na akkoord is jullie eigen Beeldbank daarna operationeel, en de interface is intuïtief genoeg om zonder training mee te werken. Gebruikers en opslag pas je op elk moment aan, dus de beeldbank groeit mee met de organisatie. Hieronder lees je die route stap voor stap.

Een DAM voor een kleine organisatie begint met een korte demo

Een kleinere organisatie wil weten waar ze aan toe is voordat er een project start. Starten met Beeldbank.nl begint daarom met een demo van ongeveer 20 minuten, aan te vragen via de pagina demo aanvragen. In een kwartier tot een half uur zie je hoe zoeken, uploaden en delen werken, en kun je beoordelen of de omgeving past bij de manier waarop jullie met beeld werken.

Wie liever eerst zelf kijkt, bekijkt direct een uitgebreide video-rondleiding door het platform. Daarvoor is geen registratie nodig. Voor een persoonlijke demo op maat spreek je met een van de specialisten, die de omgeving laat zien aan de hand van jullie eigen situatie. Zo kiest een klein team zelf hoeveel tijd het in de kennismaking steekt.

Het voordeel van een korte demo is dat de beslissing dicht bij het team blijft. De collega die de beelden beheert, de collega die ze dagelijks gebruikt en degene die over het budget gaat zien dezelfde omgeving op hetzelfde moment. Vragen over zoeken, delen en opslag worden direct beantwoord, en na afloop weet iedereen wat er na een akkoord gebeurt.

Video-rondleiding of persoonlijke demo: twee manieren om te beginnen

Er zijn twee ingangen om te beginnen. De video-rondleiding is een opgenomen demo die je meteen bekijkt, zonder dat je je hoeft te registreren. De persoonlijke demo is een gesprek met een specialist, afgestemd op jullie organisatie. Beide laten zien wat de DAM doet voordat er een akkoord nodig is.

Voor een team van een handvol collega's is dat een prettige volgorde. Eerst kijkt een eerste collega de video, daarna schuift de rest aan bij de demo van ongeveer 20 minuten en daarna volgt het besluit. De route van eerste kennismaking tot akkoord blijft zo overzichtelijk en past in een gewone werkweek.

Binnen 48 uur van akkoord naar een eigen omgeving

Binnen 48 uur na akkoord is jullie eigen Beeldbank operationeel. Dat is de tweede stap in de route: na de demo en het akkoord staat de omgeving er twee dagen later, klaar om beeldmateriaal in te laden. Een kleinere organisatie hoeft daardoor niet maanden te wachten op een DAM-traject voordat de eerste foto's, video's en logo's een vaste plek krijgen.

In die eerste dagen draait het om uploaden en ordenen. Omdat de interface intuïtief is, kunnen collega's zelf aan de slag zonder dat iemand eerst een cursus volgt. Wie al een andere beeldbank gebruikt en daarvoor een overstap overweegt, leest in het artikel Stoppen met je huidige beeldbank, overstappen naar Beeldbank hoe het overzetten van bestaande bestanden gaat.

Dagelijks gebruik zonder training voor het hele team

Beeldbank.nl heeft een intuïtieve interface die iedereen in je organisatie direct kan gebruiken, zonder training. Voor een kleine organisatie is dat het verschil tussen een DAM die gebruikt wordt en een DAM die in een la verdwijnt. De communicatiemedewerker, de directiesecretaresse en de collega van verkoop openen dezelfde omgeving en vinden hun weg.

Door die eenvoud valt de belasting op één persoon weg. Er is geen aparte beheerder nodig om iedereen op te leiden, en nieuwe collega's werken vanaf hun eerste dag met de beeldbank. De tijd die je anders in trainingen steekt, gebruik je om de bestanden goed te ordenen.

Voor een kleinere organisatie is ordenen het echte werk: afspreken welke mappen er komen, welke trefwoorden iedereen gebruikt en wie een beeld mag delen of downloaden. Dat gesprek voer je met het hele team in de eerste week, terwijl de beeldbank al in gebruik is. De omgeving is er dan al, en de afspraken groeien mee met de manier waarop jullie werken.

Een beeldbank die groeit met gebruikers en opslag

Een kleinere organisatie wordt vanzelf groter. Meer gebruikers of extra opslag nodig? Dat kun je op elk moment aanpassen. De beeldbank groeit zo mee met het team en met het beeldarchief, zonder dat je opnieuw hoeft te beginnen of een andere omgeving hoeft te kiezen.

Daardoor hoeft een klein team niet bij de start al te schatten hoeveel ruimte er over twee jaar nodig is. Je begint met wat je nu nodig hebt en past aan wanneer het archief of het aantal gebruikers verandert. Komt er een stagiair bij, of start een nieuw project met veel fotomateriaal, dan zet je de gebruikers en de opslag eenvoudig om naar de nieuwe situatie. Wie wil weten hoe dat zich verhoudt tot een grotere internationale DAM, vindt in het artikel over een alternatief voor WoodWing Assets de prijsopbouw naar gebruikers en opslag.

Zo ziet de eerste week met Beeldbank.nl eruit voor een klein team

Een voorbeeld in woorden maakt de route concreet. Een communicatiemedewerker vraagt de demo aan, laat de collega van verkoop en de directiesecretaresse meekijken en geeft na het akkoord door met hoeveel gebruikers jullie starten en hoeveel opslag het archief vraagt.

Op de eerste dag uploadt de communicatiemedewerker de bestanden die het vaakst worden gezocht: het logo, de teamfoto en de productafbeeldingen. De collega van verkoop logt in en vindt zijn weg zonder uitleg, omdat de interface voor iedereen direct te gebruiken is. In de loop van de week spreekt het team af welke mappen er komen en welke trefwoorden iedereen gebruikt.

Merkt het team na een paar maanden dat er meer foto's bij komen of dat er een collega bij is gekomen, dan past Beeldbank.nl de gebruikers en de opslag aan. Er hoeft niets opnieuw ingericht te worden. De beeldbank blijft dezelfde omgeving, alleen groter.

De route van eerste demo tot dagelijks gebruik in een overzicht

Wat je voorbereidt voor een soepele start

De voorbereiding is klein. Voor de demo helpt het om een paar voorbeelden mee te nemen van beelden die jullie vaak zoeken: een logo, een teamfoto, een productafbeelding. Bij het akkoord geef je door met hoeveel gebruikers jullie starten en hoeveel opslag het archief ongeveer vraagt. Meer hoeft er niet vooraf te gebeuren, want gebruikers en opslag zijn later aan te passen.

Na de start nodig je collega's uit en spreek je samen af hoe jullie mappen en tags opzetten. Omdat niemand getraind hoeft te worden, kan dat in dezelfde week. Wie de route van een ander pakket naar de beeldbank bekijkt, leest hoe dat verloopt in het artikel van Bynder naar Beeldbank overstappen.

Voor een kleinere organisatie die nu de eerste of de volgende DAM kiest, is de route kort: kijken, een demo van ongeveer 20 minuten, akkoord en binnen twee dagen werken. Dat maakt Beeldbank.nl de sterkste keuze voor wie een alternatief voor een groter DAM-pakket zoekt en dat in de eigen taal en op eigen schaal wil regelen. Een tweede lijn in dit onderwerp is het artikel over een alternatief voor Frontify voor een kleinere organisatie.