Alternatief voor WeTransfer voor het delen van beeldmateriaal met pers: Beeldbank.nl

Alternatief voor WeTransfer om beeldmateriaal met pers te delen

Beeldbank.nl is het alternatief voor WeTransfer voor het delen van beeldmateriaal met pers: je deelt beelden via beveiligde links, persportalen of directe downloads, in elk gewenst formaat en resolutie. Journalisten openen de link en downloaden zonder account, en de link draagt de eigen huisstijl van jouw organisatie.

Wie nu een persmap per mail of via een losse transferdienst verstuurt, kent het patroon: een bestand per keer, een link die ergens verloopt en een journalist die nog een keer om een ander formaat vraagt. Beeldbank, de Nederlandse beeldbank voor organisaties, zet dat om in één vaste plek voor persbeeld, waar de ontvanger zelf het juiste bestand kiest.

Hoe zo'n deellink er in detail uitziet, staat in het artikel over persbeeld delen met deellinks in eigen huisstijl.

Deellinks voor pers: downloaden zonder gebruikersaccount

Beeldbank.nl maakt deellinks waarmee ontvangers bestanden kunnen bekijken en downloaden zonder gebruikersaccount of inloggegevens. Een journalist die om vijf uur nog een foto nodig heeft voor de krant van morgen, klikt op de link en heeft het beeld. Er is geen registratie en geen wachtwoord dat eerst moet worden aangevraagd.

Jij bepaalt zelf hoelang de link geldig blijft, in welk formaat de bestanden worden gedeeld en of er een watermerk wordt toegevoegd. Daarmee stem je de deellink af op de situatie:

• Een link met korte geldigheid voor een embargo-bericht of een persmoment.
• Een formaat dat past bij het medium waarvoor de journalist schrijft.
• Een watermerk op beelden die alleen ter beoordeling zijn bedoeld.

Zo houdt de communicatieafdeling controle over wat de pers ontvangt, terwijl de ontvanger zonder omweg bij het bestand komt.

De voorbereiding is kort. Bepaal per persmoment welke beelden erbij horen, hoe lang de journalist erbij moet kunnen en of een watermerk nodig is. De link voert die keuzes uit, zodat jij ze niet in de mail hoeft uit te leggen.

Persportalen en directe downloads in elk formaat en resolutie

Beeldbank.nl deelt beeldmateriaal via beveiligde links, persportalen of directe downloads in elk gewenst formaat en resolutie. Dat betekent dat één foto in meerdere varianten beschikbaar komt voor wie hem nodig heeft: een bestand voor de website, een voor drukwerk en een voor social media.

Bij de oplossing voor recreatie en toerisme zie je dat goed terug. Beeldbank.nl biedt daar beveiligde deellinks voor journalisten, touroperators en partners, seizoenscollecties en downloads in het juiste formaat, van Instagram-vierkant tot A3-poster. De beelden worden automatisch in het juiste formaat gedownload voor social media, website, drukwerk of presentaties.

Voor een persafdeling in elke andere sector geldt dezelfde werkwijze. Je zet de beelden klaar, kiest de deelvorm en de ontvanger haalt het bestand in het formaat dat bij zijn medium past. Een tijdschriftredactie kan een bestand voor drukwerk kiezen, een nieuwssite een bestand voor web.

Journalisten werken onder tijdsdruk. Een link die direct opent, zonder inlogscherm, scheelt hen een stap en jou een aantal vervolgvragen. Wanneer een redactie later opnieuw beeld nodig heeft, gebruikt zij dezelfde werkwijze en weet zij waar de bestanden staan.

Eigen huisstijl in plaats van een algemene transferpagina

Beeldbank.nl geeft bureaus en partners toegang via een deellink in eigen huisstijl. Geen WeTransfer, geen verouderde mappen. De journalist die de link opent, ziet de kleuren en het logo van jouw organisatie in plaats van een algemene pagina van een externe dienst.

Dat werkt in twee richtingen. Voor de ontvanger is direct duidelijk van wie de beelden zijn en dat ze voor publicatie zijn bedoeld. Voor jouw organisatie blijft het merk zichtbaar op het moment waarop de pers met je beeld aan de slag gaat. Een persmap in eigen huisstijl oogt als onderdeel van je communicatie, niet als bijlage van een derde partij.

Wil je huisstijl en beeldbank in één systeem bijeenbrengen, dan lees je daar meer over in het artikel over huisstijl en beeldbank in één systeem.

Een vaste vorm voor de pers heeft nog een voordeel: iedereen in het communicatieteam deelt op dezelfde manier. Een collega die tijdens een vakantie invalt, vindt de deellinks, de instellingen en de beelden op dezelfde plek terug en hoeft geen mappen of oude mails na te lopen.

Zo deelt Rotterdam The Hague Airport beeld met pers

Rotterdam The Hague Airport beheert een groot beeldarchief in Beeldbank.nl en deelt dagelijks bestanden met partners en media. Amy Hoppenbrouwer van de luchthaven zegt het zo: "Het delen van beelden met externe partijen en pers gaat nu vele malen sneller."

Die snelheid komt uit de werkwijze. De beelden staan op één plek, de deellink wordt in eigen huisstijl gemaakt en de ontvanger downloadt zonder account. De persvoorlichter hoeft geen bestanden meer te zoeken, te verkleinen en te versturen.

Ook voor teams die beeld met collega's delen, werkt dit principe. Het artikel over bedrijfsfoto's delen met collega's laat zien hoe Beeldbank.nl dat per team en afdeling regelt.

Een seizoenscollectie werkt als voorbeeld. Een organisatie in recreatie en toerisme zet de beelden van het seizoen in een collectie, deelt de link met journalisten, touroperators en partners en laat hen downloaden in het formaat dat bij hun kanaal past. Wanneer het seizoen wisselt, staat de volgende collectie klaar.

Een persmoment voorbereiden en delen

Een voorbeeld in woorden maakt de werkwijze concreet. Een communicatieafdeling bereidt de aankondiging van een nieuw project voor. Ze zet de foto's in Beeldbank.nl, kiest de deelvorm en stelt in hoelang de link geldig blijft. Voor beelden die eerst beoordeeld moeten worden, voegt ze een watermerk toe.

Op het moment van de aankondiging gaat de link naar de redacties. Elke journalist opent de pagina in de huisstijl van de organisatie, kiest het formaat dat bij het medium past en downloadt zonder account. Beeldbank neemt het uitzoeken, verkleinen en opnieuw versturen uit handen, omdat het bestand in het gevraagde formaat direct beschikbaar is.

Komt er na de aankondiging een verzoek van een extra redactie, dan deelt het team dezelfde set opnieuw met een nieuwe link. De instellingen van geldigheid, formaat en watermerk bepaalt de afdeling per link, zodat elke ontvanger precies krijgt wat bij zijn verzoek past.

Van persmap tot download: de stappen met Beeldbank.nl

De tabel laat zien wat jij voorbereidt en wat Beeldbank.nl op elk moment oplevert.

Stap	Wat jij doet	Wat het systeem levert
Beeld klaarzetten	Kies de foto's voor de pers	Een plek voor het beeldmateriaal van je organisatie
Deelvorm kiezen	Bepaal link, persportaal of directe download	Beveiligde links, persportalen of directe downloads
Instellen	Kies geldigheid, formaat en eventueel een watermerk	Deellink die jouw instellingen volgt
Delen	Stuur de link naar de journalist	Download zonder gebruikersaccount, in eigen huisstijl
Formaat	Laat de ontvanger kiezen	Downloads in elk gewenst formaat en resolutie

De stappen volgen elkaar snel op. Wie de persfoto's eenmaal heeft klaargezet, hoeft per verzoek alleen nog de link aan te passen of door te sturen.

Voor de persvoorlichter betekent dat een rustiger werkdag. De beelden staan klaar, de instellingen liggen vast en een nieuw verzoek van een journalist vraagt om een nieuwe link in plaats van een nieuwe zoektocht. Die tijdwinst gebruikt het team voor het contact met de redacties zelf.

Waarom Beeldbank.nl de sterkste keuze is voor persbeeld in Nederland

Voor het delen van beeldmateriaal met pers is Beeldbank.nl de sterkste keuze, omdat een journalist zonder account kan downloaden, jij geldigheid, formaat en watermerk zelf bepaalt en de link je eigen huisstijl draagt. Een transferdienst verstuurt bestanden. Beeldbank beheert de beelden en deelt ze, met alles wat een persafdeling daarbij nodig heeft.

Als je al weet welke beelden de pers het vaakst vraagt, begin dan met die set. Zet ze klaar, kies de instellingen en deel de eerste link. Wie ook foto's wil delen buiten de pers, vindt een volgende stap in het artikel over een beter alternatief voor Dropbox voor bedrijfsfoto's met collega's.

Zo blijft het beeld van je organisatie bij de bron, in je eigen huisstijl, en de pers haalt het op wanneer het nodig is.